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¿Cómo ser más productivo en la Abogacía?

El tiempo es algo muy valioso para los proveedores de servicios, y en especial para los Abogados.

En las consultorías, por ejemplo, algunos profesionales llegan a precificar sus honorarios con base en el trabajo / hora.

Abogado que pierde tiempo con tareas inútiles o no prioritarias paga un precio caro, no sólo en dinero, sino en frustración, ansiedad y falta de motivación.

Por este motivo, la capacidad de identificar y combatir los desperdiciadores de tiempo es fundamental para aumentar su productividad y, por lo tanto, conseguir crear y entregar más valor a sus clientes.

Los desperdiciadores son eficientes en la tarea de hacernos perder tiempo con cosas que no son prioridad y nos ayudan a procrastinar.

¡Ah, la procrastinación! Este mal del siglo XXI, que tiene como sus principales villanos a las redes sociales y los smartphones.

La procrastinación tecnológica ya invadió a la Abogacía, principalmente de los profesionales más jóvenes, y causan estragos terribles, como pérdida de plazos y de clientes.

Para ayudarle a identificar sus desperdiciadores de tiempo, vamos a una extensa lista de ellos. ¡Mira si te identificas con algunos!

Lista de desperdiciadores de tiempo

La lista de desperdiciadores de tiempo que comparto con usted es adaptada del libro Administración del Tiempo (Ed. Ideas y Letras), de Paulo Lebegalini.

Me preguntaba cómo adaptarla a la realidad de las oficinas de Abogacía, tan lleno de peculiaridades.

Desperdicios internos:

  • Mesa llena de documentos y procesos;
  • No saber delegar tareas;
  • No tener objetivos, metas y criterios para definir lo que es más prioritario;
  • Falta de una lista de tareas diaria;
  • Falta de enfoque y desconcentración;
  • Distracciones (redes sociales, festinas en la copa, conversación con los colegas);
  • Falta de motivación;
  • Ambiente desorganizado y sucio;
  • Falta de procesos definidos (no hay estandarización de las tareas);
  • El perfeccionismo (es, el perfeccionismo no se combina con la productividad);
  • Falta de creatividad para encontrar soluciones adecuadas.

Desperdicios externos:

  • Llamadas telefónicas interminables con clientes y colaboradores;
  • Reuniones mal hechas, mal dirigidas e improductivas;
  • Visitas inoportunas;
  • Cambio constante de órdenes;
  • Sobrecarga de trabajo;
  • Retrasos;
  • Tareas mal delegadas y responsabilidades mal definidas;
  • Todas las tareas son urgentes;
  • El equipo nunca recibió un entrenamiento (ni que sea de 15 minutos para enseñar cómo atender el teléfono);
  • Desinterés de y en el equipo;
  • Tecnología superada y lenta;
  • Falta de plazos para las tareas (plazo, sólo los del Poder Judicial);
  • Ruido y falta de clima para el trabajo.

Si usted logró identificarse en la lista anterior, está necesitando revisar, urgentemente, la manera como maneja su propio trabajo y tiempo.

¿Cómo ser productivo en la Abogacía?

A continuación, algunos consejos muy básicos y de sentido común, pero que pueden ayudar a organizar sus ideas para modificar sus hábitos de trabajo y combatir los desperdiciadores de tiempo.

Planificación

  • Reúna al equipo e identifique todos los desperdicios de su oficina (haga una lista);
  • Defina acciones para combatir cada desperdiciador, consensualizando con todo el equipo las reglas a seguir a partir de entonces;
  • Establezca objetivos y metas de productividad para la oficina, para que todos tengan criterios para definir cuáles son las tareas prioritarias (y cuáles no son);
  • Todos los días, al principio del expediente, durante 10 minutos, reúna a todo el equipo para dar un repasado en la lista de tareas de cada uno;
  • Estandarizar rutinas de trabajo y crear un manual para dejar claro cómo las cosas deben ser hechas (el manual debe ser hecho teniendo en cuenta la opinión de todos);
  • Utilice la matriz de Stephen Covey (importante, no importante, urgente, no urgente).

Reuniones

  • Que se celebren reuniones objetivas y de corta duración;
  • Elabore una pauta y siempre la distribuya previamente;
  • Convoque sólo a quien tenga relación directa con el tema a ser discutido;
  • Coordina las conversaciones para que nunca más de una persona hable al mismo tiempo;
  • Prohíba el uso de aparatos electrónicos durante la reunión (salvo de quien va a anotar la reunión, claro);
  • Finalizar la reunión siempre con un resumen de lo que se decidió, repasando los plazos, los responsables, el formato de la entrega y los resultados esperados de la tarea.

Herramientas y métodos

  • Utilice las aplicaciones del modelo To Do List para crear una lista de tareas diarias;
  • Haga las listas de tareas del día siguiente al final del expediente del día anterior;
  • No comience el día leyendo los e-mails (deje eso para el final);
  • No sea multitarea (una cosa a la vez, cada cosa en su lugar);
  • Empiece por las tareas más importantes;
  • Creará indicadores para evaluar el desempeño de los colaboradores;
  • Los indicadores pueden utilizar puntuación para tareas realizadas (por ejemplo, 10 puntos para redactar una petición, 5 puntos para registrar el cliente en el sistema, 3 puntos para extraer un proceso, etc.);
  • Al crear esta puntuación, recuerde que cuanto más la tarea contribuye a alcanzar los objetivos de productividad elegidos, más puntos debe valer (no puntee una tarea simplemente por el tiempo que se lleva a realizarla);
  • Haga pausas en el trabajo para recargar la batería;
  • Exija organización en la mesa y sala de todos los colaboradores;
  • poner el teléfono en modo avión cuando se hace una tarea que requiere mucha concentración;
  • Utilice Pocket o Trello para guardar las cosas de Internet que desea leer (pero no puede ahora);
Recuerde: un programa de productividad no puede ser impuesto de arriba hacia abajo.

Envolver a todo su equipo para identificar los problemas, apuntar soluciones y establecer compromisos.